Mastering Job Interviews – Part 1: Preparation

Before going into an interview process, you should first become aware of your own personality. In a job interview, it’s not only your professional qualifications that count, but above all, you as a person — your strengths, your values, and your motivations.

To support this, you can use models such as the so called Johari Window*. Developed in the 1950s by the American social psychologists Joseph Luft and Harry Ingham, the model’s name was derived from their first names — Joseph and Harry — forming “Johari.” The Johari Window (sometimes also called the Johari Grid) illustrates where self-perception and external perception overlap or differ. Ask trusted colleagues, relatives or friends for honest feedback: What are your white spots? This helps you understand how others perceive you.

Another highly valuable tool in your preparation is the LINC Personality Profiler (LPP)*. This online test is based on the Big Five model* and provides a detailed profile of your personality — including your character traits, motives, and competencies. As a certified LPP coach, I can help you interpret your results and identify your personal strengths as well as areas for development. This gives you an even clearer picture of your personality and helps you use self-awareness strategically in the application process.

In my coaching sessions, I often complement the LPP with a questionnaire designed to identify your Inner Drivers* (based on the Transactional Analysis, developed by Eric Berne and Thomas A. Harris). This helps uncover unconscious motivational forces that you may have internalised during childhood from parents or caregivers — and how to reduce or even eliminate them if they currently limit or even potentially harm you.

Practically speaking, you can also ask yourself what gives you energy and what drains it — this will help you recognise your personal resources and stressors. One helpful framework for this is the so called StrengthResource-Model* developed by Jana Jeske.

To spark your process of self-reflection, consider asking yourself some fundamental questions, such as:

• What kind of person would I like to be if I could choose freely?

• What would I do (professionally) if failure were impossible?

• What do I want to achieve in my life?

• What does “success” mean to me personally?

Such reflection opens new perspectives: you may discover previously hidden desires or talents. With a clearer understanding of who you are, you’ll appear more confident and authentic — a key advantage in any interview. After all, only when you know yourself well and can present yourself clearly, you can truly convince others.

Beyond understanding your personality, you should be able to clearly articulate your professional and interpersonal competencies. One useful framework for this is the SKATE model* (developed by Claas Triebel). According to this model, competence is the product of Skills, Knowledge, Ambition, Talent, and Experience.

For each component, ask yourself:

• What skills (i.e. practical abilities or techniques) do I possess — for example, operating a project management tool such as MS Project?

• What knowledge have I gained through education or work experience?

• Where do my ambitions lie — my willingness and drive to perform?

• What are my natural talents (e.g. creativity, organisation)?

• And what experiences have I already gathered?

It can also be helpful to classify your competencies into four categories: technical, methodological, personal, and social:

• Technical: Qualifications acquired through education, work, hobbies, or even family context (e.g. degrees, specialist knowledge).
  Guiding question: WHAT are the professional prerequisites I’ve learned to complete my tasks?

• Methodological: The way you approach and handle tasks (e.g. planning ability, process organisation, systematic working).
  Guiding question: HOW do I approach challenges and problem-solving?

• Personal: Core abilities that enable you to shape your own life (e.g. adaptability, resilience, discipline, self-responsibility).
  Guiding question: HOW do I deal with myself? WHAT qualities define me?

• Social: Your ability to interact effectively with others (e.g. empathy, cooperation, sense of responsibility).
  Guiding question: HOW do I deal with other people?

This classification isn’t completely distinct — for instance, leadership competence is rather a combination of all above categories.

A highly effective tool to measure leadership skills, especially from a social-competence perspective, is DNLA* (Discovering Natural Latent Abilities), an online test I frequently use in combination with the LPP at the beginning of my career coaching sessions.

Another practical method for identifying and illustrating your competencies is the PAR technique* (Problem – Action – Result). Choose a real example from your past (the more recent, the better): recall a challenge (Problem), describe your concrete steps (Action), and show the Result.  For example: “When our project risked getting off track, I … Thanks to my structured planning — and the systematic use of X-tool — we achieved our target on time and under budget.”

From this, derive the competencies that helped you succeed.

By crafting such success stories, you gain clarity about your own abilities and impress interviewers with concrete, credible examples of your skills. We’ll revisit this later when discussing interview questions about your strengths or what sets you apart from other candidates. As a side effect, this exercise also boosts your confidence — reminding you of moments you were proud of but may have forgotten over time.

In a previous blog article, I also recommend practising your PAR examples purposefully: Scoring Points in Interviews with PARs.
With these refined success stories, you’ll always have the right “success arrows” ready to show that you are exactly the right person for the job.

Further questions that can help uncover hidden strengths include:

• In which tasks do I consistently achieve good results?

• What do colleagues or supervisors often praise me for?

• Which tasks come easily to me and bring me joy?

Write down key points and examples. In doing so, you’ll build a “strengths reservoir” you can draw on confidently during interviews.

Ask yourself: What truly drives me? What do I desire, and what do I wish to avoid? This is about your values and motivators. Values determine where we invest our energy and time. Create a list: What matters to you at work — for example, responsibility, creativity, teamwork, or flexibility? A structured Values Check* can help. You can also develop a personal Needs Profile*: What do you need to feel motivated and satisfied at work? Consider aspects such as your working environment, feedback culture, recognition, or freedom in decision-making.

Ask yourself some honest, self-reflective questions:

• What type of work gives me a sense of fulfilment and satisfaction? Is it creativity, teamwork, independent work, or perhaps contributing to something meaningful?

• When was I especially content at work — and why?

• What would I prefer not to do or experience (e.g. irregular working hours or monotonous routines)?

When you know your core values and motivators, you can communicate them confidently in an interview — for instance, by asking insightful questions about company culture or leadership style. This shows authenticity: it signals that you care not only about salary but also about finding purpose and alignment in your work. Such openness builds trust on both sides — and the better your values match those of your employer, the greater the likelihood of long-term success and satisfaction in your role.

Another key aspect of preparation is a proper market research: identify which skills and salary expectations are currently in demand. Study job advertisements and talk to people in your network to understand what kind of profiles employers are seeking. Use online tools such as salary calculators or comparison platforms to assess your market value. Research shows that those who know their market value enter salary negotiations with greater confidence — and achieve better outcomes.

The following steps can help:

• Industry and job portals: Search specifically for similar roles and take note of the required skills and salary ranges.

• Salary studies and calculators: Use reliable sources (for example, Entgeltatlas, an online tool provided by the German Federal Employment Agency) and collect figures to form a realistic expectation.

• Professional network: Ask trusted contacts or recruiters for insights about current trends and pay levels in your industry.

• Company comparison: Examine the size and financial performance of your target employer to get a sense of the salary level typically offered there.

It may also be valuable to assess the future viability of your desired position — for instance, in light of digitalisation and automation trends. A useful tool for this is the Job-Futuromat, an online platform by the IAB (an Institute for Employment Research), where you can quickly check how employment prospects are projected in your field. This insight helps you gauge the long-term development of your ideal role and align your own positioning accordingly.

Take notes on your key findings:

• Which skills are in particularly high demand?
• What represents fair, market-aligned pay for your role?

This knowledge gives you confidence in negotiations. When asked about your salary expectations at the end of an interview, you can back your answer with facts. At the same time, you’ll gain a clearer understanding of what the market truly values — and can tailor your personal offer to meet those needs.

The most important thing is to remain realistic and transparent.  The topic of salary discussions will be explored in more detail in the upcoming article “Conducting Job Interviews”.

Think carefully about the image you want to convey. Your core message should act as a “red thread” (literally translated 😉) running through the entire conversation. Start by defining your personal unique selling proposition (USP) — what makes you stand out? Perhaps it’s a particular project experience, a specialised qualification, or a talent that distinguishes you from other candidates. This unique aspect becomes the heart of your message.

Once you’ve defined your USP, you can build your Elevator Pitch* around it. The elevator pitch is a concise, roughly 90-second introduction that sums up who you are, what sets you apart, and what you are looking for. Include an example that links your most relevant strengths directly to the job at hand.

Rather than reciting your CV monotonously, tell a brief, engaging story. Begin with a strong, attention-grabbing statement or a positive experience — something memorable. Then follow up by explaining clearly and enthusiastically what competencies you bring and why this particular role is a great fit for you.

For example: “I’m a software developer specialising in [area], and I love optimising processes. In my last project, I … (example) … This shows that I proactively tackle challenges and deliver solutions.” Conclude by linking back to the company: “I would love to bring this experience and mindset to your team, which is why I’m so enthusiastic about this opportunity.”

A strong elevator pitch essentially answers the question: “Why should we hire you?”
Prepare it in advance — ideally in note form, so it doesn’t sound rehearsed — and practise saying it aloud until it feels natural. Use your own words; it should reflect your authentic self.

Ensure your message is clear, positive, and credible. For example:“I bring three years of experience in marketing, am results-oriented, and love developing creative campaigns. With this background, I aim to further strengthen your brand’s visibility.”

Practise your pitch until it flows smoothly, and adjust its length as needed depending on the situation. That way, you’ll make a memorable impression that stays with your interviewers.

We’ll revisit the elevator pitch in more detail — right at the beginning of the next blog article, “Conducting Job Interviews”.

Zu einer gründlichen Vorbereitung gehört auch, dass Sie sich intensiv über den Arbeitgeber informieren. Erstellen Sie eine Liste mit relevanten Fakten: Dazu gehören etwa

• Geschäftsfeld und Produkte: Was sind die Hauptleistungen des Unternehmens? Welcher Branche gehört es an?
• Unternehmensgröße und Marktstellung: Ist es ein internationaler Konzern, ein Mittelständler oder Start-up? Welche Marktanteile hat es?
• Kultur und Werte: Welche Werte kommuniziert das Unternehmen nach außen (z. B. auf der Website oder in sozialen Medien)? Wie ist der Ruf unter Mitarbeitenden (hier können auch Bewertungsportale wie „Glassdoor“ hilfreich sein)?
• Aktuelle Entwicklungen und News: Gab es kürzlich Pressemitteilungen, neue Produkteinführungen, Fusionen oder hervorstechende Erfolge?

Diese Informationen helfen Ihnen, im Gespräch konkret nachzufragen und Bezug zu nehmen. Wenn Sie zum Beispiel in Erfahrung bringen, dass das Unternehmen gerade expandiert oder ein neues Projekt startet, können Sie darauf Bezug nehmen: „Mir ist aufgefallen, dass Sie aktuell stark in Südostasien expandieren. Gibt es dadurch neue Herausforderungen, bei denen Ihr Team eingebunden wird?“ Solche Hinweise zeigen echtes Interesse und gute Vorbereitung.

Ein Tipp: Lesen Sie neben der Firmenwebsite auch die „Über uns“-Sektion, Social-Media-Kanäle und Unternehmensnews. Notieren Sie sich Stichworte, die Sie ansprechen. So haben Sie im Interview jederzeit Fakten parat, die Ihre Argumente stützen – zum Beispiel, dass Ihnen das Leitbild gefällt oder Sie die Produktpalette spannend finden. Coaching-Frage: Was motiviert mich besonders an diesem Unternehmen? Stellen Sie sicher, dass Sie dies unaufgefordert und situativ einfließen lassen. So wird klar, dass Sie nicht nur einen Job suchen, sondern aus Überzeugung bei diesem Arbeitgeber arbeiten möchten.

Und noch ein Tipp: Recherchieren Sie im Vorfeld auch zu News und Profile Ihrer Interviewpartner (bspw. über LinkedIn), so dass Sie sich optimal auf sie „einschwingen“ und ggf. Anknüpfungspunkte (wie bspw. Besuch derselben Uni) ausfindig machen können.

Bereiten Sie zum Schluss eigene Fragen vor, die Sie am Ende des Gesprächs stellen können. Gute Rückfragen sind entscheidend, um Interesse zu zeigen und mehr über die Position zu erfahren. Folgende Fragenkategorien können Sie sich überlegen:

Tätigkeiten und Erwartungen: „Wie würde ein typischer Arbeitstag in dieser Rolle aussehen?“ oder „Was sind die kurz- und mittelfristigen Ziele für diese Position?“

Team und Kultur: „Können Sie mir etwas über das Team erzählen, in das ich kommen würde?“ oder „Wie würden Sie den Führungsstil der Abteilung beschreiben?“

Weiterentwicklung: „Welche Weiterbildungsmöglichkeiten bietet Ihr Unternehmen?“ oder „Wie messen Sie den Erfolg dieser Position?“

Unternehmensziele: „Wo sehen Sie das Unternehmen in den nächsten Jahren – und wie kann ich dazu beitragen?“

Sie können auch originellere Fragen stellen, die Ihre Neugier und Motivation unterstreichen, etwa: „Was macht Sie persönlich stolz daran, bei [Unternehmensname] zu arbeiten?“ oder „Welche Herausforderung würden Sie jemandem in dieser Position als erstes anvertrauen?“

Wichtig ist: Die Fragen sollten auf Ihrer Recherche und Ihrem persönlichen Interesse basieren. Vermeiden Sie Fragen, deren Antworten Sie leicht selbst recherchieren könnten (z. B. Dienstwagennutzung oder Urlaubsregelung) – konzentrieren Sie sich auf Inhalte, die dem Arbeitgeber am Herzen liegen.

Eine gute Praxis ist, sich im Vorfeld ein Portfolio von Fragen zurechtzulegen und sie in Kategorien zu ordnen (z. B. „Arbeitsalltag“, „Unternehmenskultur“, „Weiterentwicklung“). Einige davon werden sicherlich bereits im Rahmen der Firmenvorstellung von Ihren Gesprächspartnern geklärt, so dass Sie diese gedanklich bereits von Ihrer Liste streichen können. Die übrig gebliebenen Fragen können Sie dann am Ende des Interviews stellen, wenn Sie gefragt werden, ob Sie noch eigene Fragen haben. Oder wenn sich im Gespräch passende Gelegenheiten ergeben, spontan die richtige Frage ziehen.

Im Übrigen ist es auch durchaus legitim, die eigenen Fragen vorab niederzuschreiben und sie mit ins Interview zu nehmen – zusammen mit Ihrem Lebenslauf.

Gehen Sie mit der richtigen mentalen Einstellung ins Gespräch: Sehen Sie sich auf Augenhöhe mit den Gesprächspartnern. Sie wurden eingeladen, weil der Arbeitgeber Ihre Qualifikation und Ihr Potenzial schätzt – das ist eine starke Ausgangsposition.

Vergegenwärtigen Sie sich vorab Ihre größten Erfolge oder Stärken. NLP-Techniken wie der Moment of Excellence nutzen genau diesen Ansatz: Sie erinnern sich an eine Situation, in der Sie sich besonders kraftvoll fühlten, und verankern dieses Gefühl (z. B. durch eine Geste). So können Sie diese positive Energie bei Bedarf abrufen.

Auch körperliche Vorbereitung hilft: Nehmen Sie sich ein paar Minuten für sich vor dem Gespräch. Power Posing ist eine Methode, bei der Sie eine machtvolle Körperhaltung einnehmen – bspw. Brust raus, Hände in die Hüften – so wie ein(e) Superheld(in). Studien zeigen, dass solche Posen das Gefühl von Stärke und Selbstvertrauen steigern können. Atmen Sie tief durch, lächeln Sie und stellen Sie sich innerlich auf das Gespräch ein. Erlauben Sie sich auch, leichte Nervosität als normale Anspannung zu akzeptieren – sie kann Ihre Energie sogar steigern.

Beide oben skizzierten Methoden habe ich in meinem Blog zum Thema Selbstcoaching ausführlich vorgestellt.
https://businesscoachingonline.de/moment-of-excellence/
https://businesscoachingonline.de/power-posing/

Denken Sie daran: Die Körperhaltung und Ihre Ausstrahlung haben großen Einfluss auf den ersten Eindruck. Ein bewusster Blickkontakt, ein fester Händedruck und ein offenes Lächeln signalisieren Sympathie und Selbstbewusstsein. Formulieren Sie sich im Kopf ein paar Signale, die Sie setzen wollen – z. B. freundliche Stimme, ruhige Körperhaltung, nickendes Zuhören. Wenn Sie spüren, dass Sie angespannt sind, lenken Sie Ihre Gedanken auf Ihre Vorbereitungen und Ihre positiven Fragen.

Überlegen Sie sich, welche Fragentypen Ihnen im Gespräch begegnen könnten, und passen Sie Ihre Antworten entsprechend an. Typische Kategorien sind:

• Direkte offene Fragen: Diese beginnen oft mit „Wie“ oder „Was“ und laden zum Erzählen ein. Beispiel: „Wie haben Sie Ihre Karriere bisher geplant?“ Hier dürfen Sie ausführlich antworten und Ihre Geschichte einfließen lassen.
• Geschlossene Fragen: Diese sind Ja/Nein-Fragen oder erfordern kurze Angaben. Beispiel: „Haben Sie Erfahrung mit Projektleitung?“ Solche Fragen verlangen prägnante, konkrete Antworten.
• Situative Fragen: Sie schildern eine Situation und fragen, wie Sie reagieren würden. Beispiel: „Stellen Sie sich vor, Sie erhalten einen wichtigen Auftrag mit sehr knapper Deadline – wie gehen Sie vor?“ Hier wird Ihr Problemlöseprozess abgefragt.
• Verhaltensorientierte Fragen (Behavioral): Diese beginnen z. B. mit „Erzählen Sie von Ihrer Zeit, als…“. Beispiel: „Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter Druck gute Ergebnisse erzielen mussten.“ Hier hilft die PAR-Technik: Nennen Sie das Problem, Ihre Aktion und das Ergebnis (siehe oben).
• Projektive Fragen: Diese zielen darauf ab, Ihre inneren Gedanken und Gefühle zu ergründen, oft mithilfe von Bild- oder Szenarienvorstellungen. Beispiel: „Stellen Sie sich vor, Ihr letztes Projekt wäre ein Tier – welches Tier wäre es und warum?“ Sie zeigen damit, wie Sie abstrakt denken und sich selbst wahrnehmen.
• Hypothetische Fragen: Hier wird Ihnen eine theoretische Situation geschildert, und Sie sollen erklären, wie Sie reagieren würden. Beispiel: „Angenommen, Ihr Budget wird von jetzt auf gleich um 50 % gekürzt – was würden Sie tun?“ Solche Fragen decken Ihre Problemlösungsstrategie und Kreativität in ungewöhnlichen Situationen auf.
• Alternativfragen: Sie bieten zwei (oder mehr) Antwortoptionen vor, zwischen denen Sie wählen. Beispiel: „Würden Sie lieber in einem großen Team oder in einem kleineren Projekt arbeiten?“ Diese Fragen machen Ihre Präferenzen deutlich.
• Skalenfragen: Sie sollen Ihre Fähigkeiten oder Meinungen auf einer Skala (z. B. von 1 bis 10) bewerten. Beispiel: „Auf einer Skala von 1 bis 10: Wie gut beherrschen Sie Excel und warum haben Sie diese Zahl gewählt?“ Damit erlangt der Interviewer Einblick, wie Sie Ihre Kenntnisse einschätzen und begründen.
• Zahlenfragen: Diese Fragen verlangen konkrete Zahlenangaben. Beispiel: „Wie viele Kunden haben Sie in Ihrem letzten Job betreut?“ Sie prüfen, ob Ihre bisherigen Erfahrungen zu den Anforderungen passen.
• Kettenfragen: Hierbei handelt es sich um mehrstufige Fragen, bei denen sich auf eine Antwort direkt weitere Fragen anschließen. Beispiel: „Angenommen, Sie würden eine neue Abteilung leiten – welche drei Maßnahmen wären Ihre ersten Schritte und warum?“ Solche Kettenfragen zeigen, wie Sie komplexe Situationen strukturieren und priorisieren.

Fazit: Indem Sie sich diese Fragetypen bewusst machen, können Sie Ihre Antworten strukturierter vorbereiten. Beispiel: Auf „Erzählen Sie mal etwas über sich“ (eine häufige Einstiegsfrage) reagieren Sie am besten mit Ihrem Elevator Pitch (situationsbedingt ggf. auch mit einer längeren Variante). Bei situativen Fragen schildern Sie Schritt für Schritt, wie Sie an eine Herausforderung herangehen würden. So bleiben Sie fokussiert und souverän. Listen Sie sich zur Vorbereitung stichwortartig mögliche Themen und Antworten pro Kategorie auf. So können Sie während des Gesprächs schnell einschätzen, welche Art von Frage gestellt wird, und angemessen antworten.

Im Bewerbungsgespräch geht es in erster Linie darum, Sie als Mensch kennenzulernen. Daher ist es entscheidend, einen positiven Eindruck und Sympathie zu erzeugen. Untersuchungen zeigen, dass Interviewer bereits in den ersten Gesprächsminuten – wenn nicht gar Sekunden – einen Eindruck von Ihnen gewinnen, der für den weiteren Gesprächsverlauf und die Entscheidungsfindung entscheidend ist. Wenn Ihr Gegenüber das Gefühl hat, Sie könnten einen Beitrag zum Erfolg des Teams leisten oder die Unternehmenskultur bereichern, wirkt sich das positiv auf Ihre Chancen aus.

Seien Sie freundlich, aufmerksam und authentisch: Ein echtes Lächeln und aufmerksames Zuhören signalisieren, dass Sie interessiert sind und Respekt zeigen. Aber seien Sie nicht unterwürfig! Verbale Kommunikation (Tonfall, Wortwahl) und nonverbale Kommunikation (Körpersprache, Gesichtsausdruck) sollten übereinstimmen. „Technisch“ gesehen entsteht Sympathie oft, wenn man Gemeinsamkeiten entdeckt – etwa gleiche Hobbys, eine ähnliche Ausbildung oder Erfahrungen. Scheuen Sie sich nicht, im Smalltalk beiläufig solche Gemeinsamkeiten zu erwähnen, wenn sie natürlich entstehen. Dies schafft eine persönliche Verbindung.

Wichtig ist auch Ruhe und Souveränität: Lassen Sie den Interviewer ausreden, nicken Sie zustimmend (natürlich nicht ständig und übertrieben 😉) und zeigen Sie eine offene Körperhaltung (keine verschränkten Arme!). Freundlichkeit, Höflichkeit und Geduld stärken Ihre Sympathiewerte. Wenn Sie angespannte Situationen beruhigt behandeln können (etwa mit ruhiger Stimme sprechen), vermittelt das Kompetenz und Gelassenheit. Kurz gesagt: Führen Sie das Gespräch als einen Dialog auf Augenhöhe. Zeigen Sie Interesse an Ihrem Gegenüber und an den Fragen, die Ihnen gestellt werden. Durch diese aktive, selbstbewusste Art können Sie gezielt eine Atmosphäre schaffen, in der Sie als sympathischer und kompetenter Gesprächspartner wahrgenommen werden – ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg.

Auch Smalltalk am Anfang eines Interviews ist keineswegs belanglos, sondern kann der Schlüssel für einen guten Start sein. Schon eine nette Begrüßung, sich beim Gesprächspartner für die Einladung zum Interview zu bedanken oder ein Kommentar zum Wetter signalisiert Höflichkeit – und bleibt dennoch subtil im Gedächtnis. Nutzen Sie den Smalltalk, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre aufzubauen. Das kann z. B. ein ehrliches Kompliment zum Büro oder eine Bemerkung zur Anreise sein. Achten Sie dabei auf einen natürlichen Ton: Halten Sie Blickkontakt, lächeln Sie und antworten Sie freundlich.

Gleichzeitig sollten Sie den Smalltalk mit Bedacht führen. Vermeiden Sie kontroverse Themen und schwärmen Sie lieber von etwas Positivem (z. B. Ihre Begeisterung für ein kürzlich veröffentlichtes Produkt des Unternehmens). Zeigen Sie, dass Sie vorbereitet sind: Wenn Sie die Firmenlage kennen, können Sie vielleicht sagen: „Herzlichen Glückwunsch zur erfolgreichen Produkteinführung letzte Woche!“ Das zeigt echtes Interesse.

Denken Sie daran: Kleine Gesprächssituationen dienen dazu, Vertrauen aufzubauen. Stellen Sie eine Verbindung her, indem Sie gemeinsame Interessen entdecken oder durch Ihre humorvolle und zugewandte Art punkten. Ist Ihnen Smalltalk nicht leicht, helfen Vorbereitungen: Überlegen Sie sich ein bis zwei harmlose Themen im Voraus, die Sie sympathisch einbringen können (z. B. etwas über Ihre Fachrichtung oder eine positive Anekdote zur Anfahrt). Selbst wenn Smalltalk Ihnen manchmal unangenehm erscheint, kann er Ihren Gesprächspartnern unbewusst Sicherheit geben. Studien belegen sogar, dass ein positiver erster Smalltalk dazu führt, dass Bewerber in der Gesamtbeurteilung besser abschneiden.